Employeurs – Naviguer dans les Jeux Olympiques 2024

Emmanuel Guédon, DRH à temps partagé et responsable du pôle RH chez Atlays apporte des réponses aux questions d’organisation du travail qui se poseront en Ile-de-France pendant la période des Jeux Olympiques de Paris: télétravail, indemnités de transport, congés… Voici la version intégrale de son guide publié sur le site de la CPME Île-de-France. 

À l’approche des Jeux Olympiques de 2024, les employeurs se préparent à naviguer dans une période ponctuée de défis uniques concernant l’organisation du travail, les déplacements des salariés, l’adaptation au télétravail, et bien d’autres aspects.

Face à ces enjeux, cet article en forme de guide est conçu pour accompagner les TPE/PME à travers une FAQ offrant des conseils pratiques et des solutions pour rester conforme aux exigences du droit du travail (à adapter aux dispositions conventionnelles particulières) tout en gérant efficacement les impacts de cet événement mondial sur l’entreprise et ses salariés.

Quels sont les impacts sur la circulation et les temps de trajet durant les Jeux Olympiques ?

L’organisation des JO entraînera d’importantes modifications dans la circulation et les habitudes de déplacement dans les villes hôtes, impactant directement le quotidien des salariés et le fonctionnement des entreprises. Face à ces changements, il est essentiel pour les employeurs d’anticiper les répercussions sur les trajets habituels et d’envisager des solutions adaptées.

Comment optimiser les déplacements de vos salariés avec le plan interactif ?

 Disponible sur anticiperlesjeux.gouv.fr, il permet d’identifier les zones de circulation restreinte et de planifier à l’avance les itinéraires les plus efficaces, minimisant ainsi les retards et les désagréments pour vos salariés. Nous vous conseillons de le communiquer en interne, dès à présent, afin de sensibiliser vos équipes sur le sujet et d’anticiper les futures contraintes et questionnements liés à ce dispositif.

Quelles formalités réglementaires devez-vous anticiper pour les déplacements ?

 Des formalités réglementaires seront à réaliser afin d’obtenir des laissez-passer pour les véhicules d’entreprise accédant aux zones restreintes.

La procédure sera accessible sur un site dédié au printemps 2024.

Les périmètres bleu et rouge seront ouverts aux piétons et cyclistes sans justificatif, avec maintien des vélos en libre-service.

Attention aux restrictions durant les courses sur route, qui impacteront les circulations cyclables et piétonnes. Vous pouvez retrouver le calendrier de l’ensemble des épreuves ici.

Votre salarié a un temps de trajet (domicile-travail) supplémentaire, est-ce que vous devez l’indemniser ?

 Si l’événement prolonge de manière significative les trajets de vos salariés, il n’existe pas de dispositif légal pour indemniser ces temps de trajet supplémentaires (n’étant pas considérés comme des déplacements professionnels). Nous vous conseillons de recenser les salariés impactés durant cette période afin d’organiser, éventuellement, les plannings et entamer une réflexion sur un aménagement possible des horaires (prise de poste en décalé,…).

Une communication transparente sur l’organisation et les aménagements mis en place vous permettra de garantir la motivation et la satisfaction de vos salariés durant cette période.

Vos salariés seront-ils impactés par les hausses tarifaires des abonnements de transport en commun ? Comment gérer le remboursement pour les salariés en déplacement ?

Durant les Jeux, les tarifs pour les abonnés franciliens comme Navigo ou Imagin’R ne connaîtront pas d’augmentation.

Pour les déplacements professionnels vous devez continuer à appliquer les politiques internes de l’entreprise, en étant attentif aux éventuelles augmentations des coûts d’hôtel et de restauration dues aux Jeux. Nous vous recommandons d’anticiper vos réservations ou de reporter vos déplacements non essentiels.

Quelle organisation du travail mettre en place pendant les J.O. ?

 Depuis plusieurs semaines, vous et vos salariés peuvent retrouver la campagne publicitaire dans les métros et gare « pour gagner du temps pendant les jeux, l’important c’est de télétravailler ».

Catherine Vautrin, Ministre du travail, a d’ores et déjà indiqué qu’il y aurait des recommandations mais pas d’obligation ou de consigne.

Pouvez-vous imposer du full télétravail à l’ensemble de vos équipes ?

La mise en place du télétravail nécessite un double volontariat. Celui de l’employeur et du salarié. L’employeur peut outrepasser cette obligation en cas de circonstances exceptionnelles (L1222-11 du Code du travail). D’un point de vue juridique, les JO ne sont pas qualifiés de circonstances exceptionnelles.

Dans ces conditions, vous ne pouvez pas imposer, sans l’accord de vos salariés, le 100% télétravail pendant cette période. Si votre salarié refuse le full télétravail, il devra s’organiser pour se rendre sur son lieu de travail aux horaires habituels.

Votre salarié vous demande d’être en full télétravail, est-ce possible ? quelles sont les démarches à effectuer ? y’a-t-il des restrictions?

Comme indiqué ci-dessus, le télétravail nécessite un double accord, celui de l’employeur et celui du salarié. Votre salarié ne peut donc pas vous imposer du full télétravail sans votre accord.

Vous pouvez de votre côté proposer le 100% télétravail pendant cette période si votre activité le permet. Une vigilance particulière devra être apportée pour que cette proposition soit accordée de manière équitable vis-à-vis de l’ensemble des salariés ayant des fonctions permettant de télétravailler.

Nous vous conseillons d’encadrer la mise en place du télétravail. Nous vous invitons à vous appuyer sur votre accord ou charte de télétravail existant pour prévoir la modification temporaire des dispositions et encadrer la mise en place du télétravail durant cette période.

Si vous n’avez pas mis en place d’accord ou de charte, nous vous conseillons vivement de le faire dès à présent, en intégrant cette période particulière, afin de définir les modalités du télétravail.

La modification de votre accord d’entreprise devra se faire selon les dispositions prévues dans votre accord initial, en lien avec vos partenaires sociaux. Nous vous conseillons également de consulter vos représentants du personnel dans la modification de votre charte télétravail pour les associer à cette démarche.

À défaut d’accord ou de charte, il est fortement recommandé de mettre par écrit votre consentement avec le salarié concerné en précisant les modalités de mise en œuvre du télétravail.

Votre salarié doit-il être indemnisé s’il est en full télétravail ?

L’obligation pour l’employeur de prendre en charge l’ensemble des coûts découlant directement de l’exercice du télétravail a été supprimée par l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017.

En outre, lorsque le télétravail est effectué à la demande de l’employeur et qu’aucun local professionnel n’est mis à la disposition du salarié, l’employeur est tenu de verser en sus au salarié une indemnité d’occupation de domicile.

A l’inverse, si le télétravail est effectué à la demande du salarié ou qu’un local professionnel est mis à sa disposition, aucune indemnité d’occupation de domicile n’est due au salarié.

Votre salarié souhaite télétravailler dans sa résidence secondaire, chez des amis, en France, à l’Etranger. Quelles sont les limites ?

Les modalités de télétravail sont fixées par l’entreprise, dans le cadre d’un accord d’entreprise ou d’une charte (ou à défaut d’un consentement écrit avec le(s) salarié(s) concerné(s)).

Nous vous conseillons de définir explicitement les lieux autorisés dans le cadre de la mise en place du télétravail.

Le salarié doit vous informer de son intention d’aller travailler à l’étranger, mais également obtenir votre accord. En effet, l’employeur est tenu à une obligation de protection de la santé et de la sécurité de ses salariés, ce qu’il ne peut pas systématiquement garantir avec un salarié à l’étranger (décalage horaire…).

Des démarches pourront être nécessaires, notamment pour vous assurer du maintien de la couverture frais de santé / assurance maladie. Il est donc important que vous soyez informé des modifications du lieu de travail de votre salarié.

Si votre salarié est amené pendant cette période à se rendre sur son lieu de travail, la prise en charge des transports se fera au regard de sa résidence habituelle. Il ne pourra prétendre qu’au remboursement des frais de transport inhérent aux déplacements domicile habituel/ travail.

Vous avez besoin que votre salarié en télétravail, en dehors de son domicile habituel, revienne sur son lieu de travail à fréquence régulière. Pouvez-vous lui imposer ? qui prend en charge les frais de transport ?

Les remboursements des frais de transport se faisant sur la base domicile habituel / travail, il n’y a pas d’obligation de prendre en charge les frais supplémentaires.

Votre salarié a loué son logement pendant la période des JO et demande à ce que les frais d’hôtel, nécessaires à ces retours au bureau lui soient remboursés ?

Faut pas abuser non plus !

Le domicile du salarié étant inchangé, les frais de logements ne seront pas pris en charge, de même que les frais inhabituels de transport.

Pouvez-vous imposer la période des JO en congés payés ?

Les règles en matière de congés payés s’appliquent. Pour mémoire, la période des JO ne relève pas d’une circonstance exceptionnelle.

L’employeur est donc tenu de communiquer aux collaborateurs la période pendant laquelle les congés peuvent être pris, et ce au minium deux mois avant la période d’ouverture (après information /consultation du CSE si existant).

L’employeur doit ensuite transmettre la programmation des congés, un mois à l’avance.

Si l’entreprise décide de fermer temporairement pendant les JO, vous pouvez imposer des congés payés.

Si votre entreprise est dotée de représentants du personnel, n’oubliez pas de les informer et de les consulter sur cette organisation.

Pouvez-vous annuler / reporter des congés validés ?

Encore une fois les règles en matière de congés payés s’appliquent.

Par principe, il n’est pas possible d’annuler les congés fixés par le salarié moins d’un mois avant son départ. Toutefois, vous pouvez annuler les congés posés par votre salarié en cas de circonstances exceptionnelles. L’annulation des congés entraînera un report de ces derniers avant la fin de la période. Il est une nouvelle fois rappelé que les JO ne sont pas une circonstance exceptionnelle. Vous devrez motiver votre annulation sur un autre fondement.

Pouvez-vous interdire la prise de congés pendant la période des J.O. ?

La période légale de prise des congés payés s’étend du 1^er mai au 31 octobre. Pendant cette période, vous devez accorder un congé de 12 jours ouvrables minimum à 24 jours maximum.

Il est donc possible d’interdire la prise de congé durant la période des JO sous réserve de respecter ces dispositions.

Le solde du congé principal pris hors période peut ouvrir droit à des congés supplémentaires (congés de fractionnement).

Nous vous invitons à rester vigilant sur le suivi de vos compteurs de congés afin d’éviter d’éventuels reports, une augmentation de vos provisions ou encore un impact sur vos charges patronales (réduction Fillon).

Est-il possible de faire travailler votre salarié le dimanche ?

La dérogation au repos dominical est étendue pour la période allant du 15 juin au 30 septembre 2024. Pourront être autorisés à ouvrir le dimanche, tous les établissements de vente au détail mettant à disposition des biens ou des services situé(s) dans une commune accueillant les Jeux, limitrophe ou à proximité d’une commune accueillant les Jeux.

La dérogation sera accordée par le préfet, sous certaines conditions.

La mise en œuvre du travail dominical nécessitera le volontariat des salariés. Leur accord devra être formalisé par écrit. Le repos hebdomadaire sera alors organisé par roulement au cours de la semaine.

Le salarié amené à travailler le dimanche aura cumulativement droit à :

• un doublement de sa rémunération à minima ;
• un repos compensateur équivalent en temps.

Enfin, le salarié pourra revenir sur sa décision à condition d’en informer son employeur par écrit dans un délai de dix jours francs.

Nous vous recommandons fortement de vérifier les dispositions conventionnelles applicables au sein de votre entreprise concernant le travail dominical.

Est-il possible de prévoir une modification des horaires de travail des salariés?

Si l’organisation de votre entreprise le justifie, vous pouvez modifier les horaires de travail de vos salariés, sous réserve de respecter un délai de prévenance (soit conventionnel, soit contractuel et à défaut raisonnable).

Cette disposition concerne aussi bien les salariés à temps plein qu’à temps partiel.

En cas de refus du salarié, il faudra regarder tant sa situation personnelle que la nature de la modification, pour savoir si le refus peut être considéré comme légitime ou non.

Existe-t-il des dérogations concernant les heures supplémentaires ?

Si besoin, vous pouvez demander à votre salarié d’effectuer des heures supplémentaires (ou complémentaires s’il est à temps partiel).

En principe, le salarié ne peut pas refuser d’effectuer des heures supplémentaires décidées par l’employeur, sous réserve d’un délai de prévenance raisonnable (un salarié ayant des charges de famille pourra vous invoquer son organisation personnelle s’il est informé le jour même par exemple).

Nous vous conseillons, dans la mesure du possible, de les inscrire sur le planning de travail pour permettre un délai de prévenance suffisant et ainsi éviter tout refus de ce dernier.

Vous devrez veiller à ne pas dépasser le contingent d’heures supplémentaires légal ou conventionnel. À défaut, une demande de dérogation devra être formulée auprès de l’inspection du travail qui pourra autoriser à titre exceptionnel le dépassement de ce dernier.

Les durées maximales du travail vont-elles évoluer pendant cette période ?

Vous devez également vous assurer que les durées maximales du travail ne sont pas dépassées. A ce titre, votre salarié ne pourra effectuer plus de 48 heures par semaine ou 44 heures par semaines sur une période de 12 semaines consécutives (sauf dispositions conventionnelles).

La durée du travail effectif quotidienne ne doit pas dépasser 10 heures (sauf dispositions conventionnelles). Des dérogations peuvent être accordées dans les cas suivants :

• A votre demande auprès de l’inspecteur du travail ;
• En cas d’urgence liée à un surcroit temporaire d’activité ;
• Si la convention collective le prévoit, la durée peut être portée à 12 heures par jour.

L’ensemble de vos salariés devront bénéficier d’un temps de pause de minimum 20 minutes au-delà de 6 heures de travail effectif consécutives. Il est rappelé que le temps de déjeuner, qui s’intercale entre deux périodes de travail effectif est considéré comme un temps de pause.

Soyez vigilant si vous embauchez un salarié mineur, les durées du travail et les temps de repos diffèrent.

Existe-t-il des aménagements concernant les repos hebdomadaires ou quotidien ?

Non, aucune disposition particulière n’est prévue.

Le repos hebdomadaire pour chaque salarié est d’au moins 24 heures consécutives. Il faut ajouter à ces 24 heures le repos quotidien de 11 heures consécutives entre 2 jours de travail. Par conséquence, la durée hebdomadaire du repos est d’au moins 35 heures d’une semaine à l’autre.

Il peut être dérogé au repos hebdomadaire, sous réserve d’une dérogation. Il faut se référer aux textes en vigueur dans le secteur d’activité concerné.

Cas exceptionnel de la suppression du jour de repos hebdomadaire (secteur d’activité restreint)

Via un décret publié au Journal officiel du 24 novembre 2023, le Gouvernement a introduit une dérogation temporaire à la règle du repos hebdomadaire au bénéfice de certains établissements qui, dans le cadre des Jeux olympiques 2024, connaîtraient un surcroît extraordinaire de travail (sont concernées  les activités de besoin de captation, de transmission, de diffusion et de retransmission des compétitions ; pour assurer les activités relatives à l’organisation des épreuves et au fonctionnement des sites liés à l’organisation et au déroulement de l’évènement).

Ce décret permet de faire travailler vos salariés jusqu’à 12 jours consécutifs.

Le décret précise, par ailleurs, que les salariés concernés devront bénéficier, immédiatement après cette période, d’un repos compensateur au moins égal à la durée du repos suspendu.

Un dispositif est-il prévu en cas de réduction d’activité en lien avec les JO ? (Type activité partielle).

Le recours à l’activité partielle est strictement encadré. Les cas de recours possibles sont :

• Conjoncture économique
• Difficultés d’approvisionnement
• Sinistre ou intempéries de caractère exceptionnel
• Transformation, restructuration ou modernisation de l’entreprise
• Tout autre circonstance de caractère exceptionnel (Covid-19 par exemple) – nous rappelons que les JO ne sont pas une circonstance exceptionnelle.

Il n’y a à ce stade pas de dispositif particulier déployé pour la période des JO.

Si vous avez pour projet d’utiliser le dispositif d’activité partielle correspondant  à un des cas prévus, vous devez informer et consulter votre CSE et effectuer les formalités administratives de demande d’activité partielle.

Existe-t-il des mesures particulières pour le recours au CDD ou Intérim ?

Les cas de recours aux CDD/intérim sont encadrés par la loi et à ce stade aucune dérogation spécifique aux JO n’est prévue.

Le recours au CDD est possible dans les cas suivants :

• Remplacement d’un salarié absent
• Accroissement temporaire d’activité
• Emploi saisonnier
• CDD d’usage

Le recours au CDD étant encadré, nous vous invitons à bien vous assurer de la conformité du motif. Le renouvellement du contrat, ou la signature d’un nouveau contrat en CDD est encadré et limité.

Des bons d’achat et cadeaux pour les salariés sont-ils exonérés de cotisations sociales ? Quelles sont les conditions ?

Votre CSE ou vous-même, en l’absence de CSE, pouvez accorder aux salariés des bons d’achat et/ou des cadeaux en nature pour les JO 2024.

Ces avantages peuvent être exonérés de cotisations et contributions sociales, sous réserve du respect des conditions suivantes :

• Les bons d’achat doivent être utilisables uniquement dans les boutiques officielles ;
• Les cadeaux en nature (billets, transport, hébergement, etc.) doivent provenir des boutiques officielles ;
• Les bons d’achat et/ou cadeaux doivent être attribués au plus tard le 8 septembre 2024 ;
• Le montant total ne doit pas excéder 966 €.

En cas de dépassement de ce plafond, le surplus sera soumis à cotisations et contributions sociales.